檔案是對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料，為了充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，必須要解決好檔案的收集、保存和利用的問題。自信訪安全部接收金重和糧食公司歷史檔案以來，檔案資料一直固守傳統(tǒng)模式，將紙質(zhì)文檔存儲在檔案室內(nèi)。由于檔案時(shí)間段跨度較長，自1951年至2016年；檔案種類較多，涉及人員個(gè)人檔案、人員技術(shù)檔案、黨委檔案、黨辦檔案、團(tuán)委檔案、行政檔案、工會檔案、重大事項(xiàng)檔案等等，導(dǎo)致檔案查找起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，每次接待前來查檔的人員需要2-3天后才能予以回復(fù)，檔案管理人員也承擔(dān)了巨大的工作量，查檔雙方苦不堪言，對日常業(yè)務(wù)的辦理非常不利。
隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的“數(shù)字化”已成為必然的趨勢。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的“數(shù)字化”，最關(guān)鍵的步驟就在于將紙質(zhì)檔案例如各種文字、圖表、影像等通過掃描、錄入等方式存儲到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中。2021年，為了更好的給金重和糧食公司人員及家屬提供查檔服務(wù)，同時(shí)提升檔案管理的高效化和精準(zhǔn)度，信訪安全部將金重和糧食公司的各類檔案分批整理，每類檔案設(shè)立一個(gè)電子文檔，每份檔案逐一在檔案袋編輯編號并將對應(yīng)相關(guān)信息錄入到電子文檔中，人員個(gè)人檔案除了設(shè)立查詢的電子文檔外更是將每人的紙質(zhì)檔案信息逐頁進(jìn)行掃描形成圖片儲存。
截至目前，金重和糧食公司各類檔案累計(jì)錄入4000余份，通過檔案“數(shù)字化”操作，每次查檔只需打開電子文檔搜索名稱或關(guān)鍵字即可找到對應(yīng)檔案編號，由原來每次查檔需等待2-3天后才能向其提供材料復(fù)印件到實(shí)現(xiàn)了檔案當(dāng)日查詢當(dāng)日辦理，大大提高了來訪人員查檔的效率，獲得調(diào)檔人員的一致好評。
（大連裝備 信訪安全部）